Công cụ cải tiến Quản lý trực quan: Cơ sở giúp nâng cao năng suất

Mục tiêu của Quản lý trực quan là dễ dàng phát hiện những vấn đề có thể xảy ra tại nơi sản xuất chỉ bằng quan sát. Đó là cơ sở để nâng cao năng suất, đồng thời nâng cao ý thức và sự hài lòng với công việc của người lao động.

Quản lý trực quan được hiểu là công cụ cải tiến bằng cách sử dụng hình ảnh để giúp mọi vấn đề tại nơi sản xuất được hiển thị một cách trực quan. Mục tiêu của Quản lý trực quan là dễ dàng phát hiện những vấn đề có thể xảy ra tại nơi sản xuất chỉ bằng quan sát, từ đó là cơ sở để nâng cao năng suất, đồng thời nâng cao ý thức và sự hài lòng với công việc của người lao động.

Quản lý trực quan giúp cho việc kiểm soát và quản lý một công tác đơn giản nhất có thể. Các vấn đề, sự bất thường hoặc sai lệch so với tiêu chuẩn được hiển thị trực quan đến tất cả mọi người. Khi những sai lệch được nhìn thấy một cách rõ ràng, tổ chức có thể thực hiện hành động ngay lập tức để sửa chữa, khắc phục kịp thời. Quản lý trực quan là một kỹ thuật để kiểm soát các hoạt động hay quá trình dễ dàng thực hiện hơn hoặc hiệu quả hơn bằng cách sử dụng có chủ ý của các tín hiệu thị giác.

Quản lý trực quan đưa ra các chỉ dẫn đơn giản, rõ ràng và dễ nhìn thấy mà có thể ngay lập tức chỉ ra tình trạng của quá trình, nguồn lực hay toàn bộ khu vực làm việc có liên quan tới một kế hoạch hay mục tiêu rõ ràng, hay nói cách dễ hiểu rằng “Một bức tranh có thể thay thế cả nghìn từ”.

Thông tin con người thu thập được qua thị giác là 83%, 11% bằng thính giác, 3.5% bằng khứu giác và 1% bằng vị giác. Nếu có thể chỉ huy mắt con người thì có thể chỉ huy một phần nhận thức của họ. Do đó, Quản lý trực quan giúp chúng ta dễ dàng phát hiện ở những nơi quản lý sản xuất không thể nhìn thấy được.

Giúp mọi người nhìn thấy chuẩn và lệch chuẩn

Khi Quản lý trực quan, chúng ta sẽ đưa ra các chỉ dẫn rõ ràng, từ đó nhìn vào các tín hiệu để biết được còn vật liệu, dụng cụ thừa. Các dấu hiệu thể hiện khi Quản lý trực quan giúp mọi người nhìn thấy được tiêu chuẩn và những sai lệch ngoài tiêu chuẩn. Các quy trình, hướng dẫn công việc bằng hình ảnh giúp người thực hiện thuận tiện trong quá trình và tiến trình công việc rõ ràng.

Các yếu tố trực quan là hệ thống các thiết bị, thông tin, mã màu, sơ đồ và bảng tín hiệu được tiêu chuẩn hoá làm cho mọi tình trạng bất bình thường và lãng phí dễ nhận ra. Ngoài ra, Quản lý trực quan kết hợp với công cụ 5S giúp nơi làm việc gọn gàng, an toàn và sạch sẽ.

Ngôn ngữ của phương pháp làm việc

Quản lý trực quan là một tập hợp các kỹ thuật để tạo môi trường làm việc gồm truyền thông hình ảnh và kiểm soát toàn môi trường làm việc. Triết lý Quản lý trực quan được củng cố bằng quan điểm cho rằng những gì được đo lường và hiển thị sẽ làm cho quy trình vận hành trở nên dễ dàng hơn.

Quản lý trực quan trong nhà máy không chỉ là vệ sinh thông thường với xô, chổi hay băng rôn khẩu hiệu. Trực quan là một mệnh lệnh hoạt động hấp dẫn, rất quan trọng để đáp ứng hiệu suất hàng ngày, làm giảm đáng kể thời gian giao hàng (lead time), và cơ bản nó là một dòng chảy tăng tốc có thể điều khiển theo ý muốn. Công cụ này được ví như ngôn ngữ của phương pháp làm việc, và sự phong phú hay nghèo nàn của ngôn ngữ này phụ thuộc vào năng lực tư duy trực quan của từng doanh nghiệp.

Mối quan hệ với Lean và sự đóng góp của “Trực quan”

Trực quan và Lean là hai chiến lược song hành, một liên minh tự nhiên. Trực quan và Lean chia sẻ mục tiêu đơn giản: giúp các doanh nghiệp đạt được sự xuất sắc và đảm bảo cuộc sống lâu dài và thịnh vượng. Lean tập trung vào các khía cạnh kỹ thuật của chương trình, tập trung vào việc phân tích nhằm cắt bỏ các lãng phí ở cấp vĩ mô và sự theo đuổi không ngừng của các phương tiện có chi phí thấp nhất.

Kết quả của một chuyển đổi Lean hiệu quả giúp cho thời gian giao hàng đến ngắn lại, bằng 60-80% thậm chí nhiều hơn trong nhiều trường hợp và cho năng suất, chất lượng cao và cải thiện đáng kể thị phần tại cùng thời gian đó. Trong khi đó, Trực quan là về thông tin và con người, nhắm mục tiêu giảm lãng phí ở cấp vi mô. 

Quản lý trực quan là một trong những công cụ nền tảng của hệ thống Lean. Trước khi áp dụng Quản lý trực quan, cần phải hiểu được khái niệm của Lean nhằm giảm thiểu lãng phí, ngăn chặn các sáng kiến Quản lý trực quan không cần thiết. Quản lý trực quan hỗ trợ Lean trong việc loại bỏ 7 lãng phí thông qua công cụ truyền thông trực quan hiệu quả, giúp chúng ta nhìn thấy được những bất thường khi nó xảy ra.

Phương pháp Quản lý trực quan nhằm nâng cao hiệu quả của quá trình bằng cách làm cho các bước trong quá trình đó có thể nhìn thấy rõ hơn. Lý thuyết cơ sở của Quản lý trực quan là nếu một cái gì đó rõ ràng là có thể nhìn thấy, nó rất dễ dàng để nhớ và lưu giữ trong tâm trí.

Một khía cạnh khác của Quản lý trực quan là tất cả mọi người được đưa ra tín hiệu thị giác tương tự nhau và do đó có thể hiểu giống nhau. Những tín hiệu truyền thông tin bằng phương pháp trực quan có thể có hình thức, dạng trực quan đơn giản như sử dụng màu sắc để phân biệt các nhóm sản phẩm, các loại sản phẩm hoặc nhóm công việc, hoặc hình thức phức tạp hơn như các bảng hiển thị điện tử. Công cụ trực quan thường ở các hình thức sau:

Hình thức hiển thị trực quan

Hình thức hiển thị trực quan cho dấu hiệu nhận biết giúp người công nhân tránh được sai sót trong hoạt động sản xuất và kinh doanh. Bằng cách tạo ra các dấu hiệu nhận biết, tác động trực tiếp tới thị giác của người lao động sẽ giúp giảm sai lỗi vô ý của con người trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

Hình thức cảnh báo trực quan

Có thể thực hiện cảnh báo bằng màu sắc do màu sắc tạo ra sự tương phản từ đó tác động trực tiếp tới thị giác của người lao động, bởi vậy sử dụng màu sắc giúp người lao động nhìn ra các vấn đề trong hoạt động sản xuất là rất cần thiết. Ngoài ra, các chỉ số dùng để kiểm soát hay báo hiệu điều chỉnh cho thành viên nhóm. Các bảng biểu có thể bao gồm cả thông tin về tiến độ sản xuất, thông tin theo dõi chất lượng… Ví dụ các bảng mà chỉ thị giới hạn kiểm soát nhiệt độ hay tốc độ giúp người vận hành thiết bị nhanh chóng phát hiện khi quá trình vận hành vượt mức cho phép. 

Hình thức chỉ dẫn trực quan

Hình thức này giúp truyền đạt các quy trình sản xuất hay luồng vật tư được quy định. Chẳng hạn, việc sử dụng các ô vẽ trên nền nhà xưởng để phân biệt khu vực chứa vật liệu sử dụng được với phế phẩm hay các chỉ dẫn luồng di chuyển nguyên vật liệu và bán thành phẩm trên mặt bằng xưởng.

Để thực hiện Quản lý trực quan tại nơi sản xuất cũng như khu vực dịch vụ thì việc xác định tên hàng hóa, bao gồm: Hàng thành phẩm, sản phẩm sản xuất dở dang, sản phẩm loại bỏ là rất cần thiết, điều này sẽ giúp tránh sử dụng nhầm lẫn các loại sản phẩm này để đưa vào sản xuất, kinh doanh.

Quản lý trực quan bước đầu phải bằng việc gắn tên nhãn phù hợp cho nguyên vật liệu, sản phẩm, dụng cụ, hồ sơ – tài liệu. Đó là cách thức trực quan hóa, giúp người sử dụng dễ dàng nhận biết, từ đó sử dụng đúng ngay từ đầu cũng như giảm thời gian tìm kiếm, nâng cao năng suất lao động.